Pengorganisasian Suatu Perusahaan

A.    Pengertian Pengorganisasian

            Menurut Stoner & Walker (1986), pengorganisasian merupakan satu proses dimana aktivitas kerja disusun dan dialihkan kepada sumber tenaga untuk mencapai tujuan sebuah organisasi.

            Menurut Jaafar Muhammad (1992), pengorganisasian adalah penyususnan sumber-sumber organisasi dalam bentuk kesatuan dengan cara yang berkesan agar tujuan dan objektif organisasi yang dirancang dapat dicapai.

            Menurut Gatewood, Taylor, & Farell, pengorganisasian adalah aktivitas yang terlibat dalam sutau struktur organisasi yang sesuai, memberi tugas kepada pekerja serta membentuk hubungan yang berguna di antara pekerja dan tugas-tugas.

            Maka dapat disimpulkan bahwa pengorganisasian adalah suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan di antara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai keefesienan.

B.     Pengertian Struktur Organisasi

1.      Pengertian Struktur Organisasi Menurut Para Ahli

            Struktur organisasi didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dimana organisasi dikelola.

            Menurut Gibson, dkk, struktur organisasi adalah pola formal mengelompokan orang dan pekerjaan.

            Menurut Hasibuan, struktur organisasi yaitu menggambarkan tipe organisasi, pendepartemenan organisasi, kedudukan dan wewenang pejabat, bidang dan hubungan pekerjaan, garis perintah dan tanggung jawab, rentang kendali dan sistem pimpinan organisasi.

            Maka dapat disimpulakan bahwa struktur organisasi adalah mekanisme-mekanisme formal dengan organisasi yang dikelola serta struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, maupun orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas dan wewenang dan tanggung jawab yang berdeda-beda dalam organisasi.

2.      Jenis Struktur Organisasi

a.       Organisasi Formal

            Organisasi formal ialah suatu organisasi yang memiliki struktur yang jelas, pembagian tugas yang jelas, serta tujuan yang ditetapkan secara jelas. Atau organisasi yang memiliki struktur (bagan yang menggambarkan hubungan-hubungan kerja, kekuasaan, wewenang dan tanggung jawab antara pejabat dalam suatu organisasi). Atau organisasi yang dengan sengaja direncanakan dan strukturnya secara jelas disusun. Organisasi formal harus memiliki tujuan atau sasaran. Tujuan ini merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi struktur organisasi yang akan dibuat. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialis kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja.

b.      Organisasi informal

            Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktivitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan antaranggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi. Contoh organisasi informal adalah pertemuan tidak resmi seperti makan malam bersama. Organisasi informal dapat dialihkan menjadi organisasi formal apabila hubungan didalamnya dan kegiatan yang dilakukan terstruktur dan terumuskan. Selain itu, organisasi juga dibedakan menjadi organisasi primer dan organisasi sekunder menurut Hicks, yaitu organisasi primer dan sekunder.

3.      Manfaat Struktur Organisasi

a.       Struktur Fungsional:

1)      Menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama

2)      Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi

3)      Memusatkan keahlian organisasi

4)      Memungkinkan pegawai manajemen ke puncak lebih ketat terhadap fungsi-fungsi

b.    Struktur Divisional, dapat mengikuti pembagian divisi atas dasar produk, wilayah (geografis), langganan, dan proses atau peralatan:

1)      Meletakkan koordinasi dan wewenang yang diperlukan pada tingkat yang sesuai bagi pemberian tanggapan yang cepat

2)      Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas

3)      Tempat latihan yang baik bagi para manager strategik

4.      Kelemahan Struktur Organisasi:

a.       Struktur Fungsional:

1)      Struktur fungsional dapat menciptakan konflik antarfungsi-fungsi

2)      Menyebabkan kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan pada kepentingan tugas-tugasnya

3)      Menyebabkan para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif

b.      Sturktur Divisional:

1)      Masalah duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu

2)      Dapat menimbulkan tidak konsistennya kebijakan antara divisi-divisi

C.    Penggerakan (Actuating)

1.      Definisi Penggerakan (Actuating)

            Penggerakan (actuating) adalah suatu fungsi pembimbingan dan pemberian pimpinan serta penggerakan orang-orang agar orang-orang tersebut mau dan suka bekerja. Berdasarkan pengertian tersebut, jelaslah bahwa peranan penggerakan (actuating) sangat penting. Karena penggerakan berfungsi untuk menggerakan fungsi-fungsi manajemen yang lain, seperti perencanaan, pengorganisasian, pengawasan. Menggerakan orang-orang agar mau dan suka bekerja mempunyai arti bagimana menjadikan para pegawai sadar akan tugas dan kewajiban serta bertanggung jawab atas tugas yang dibebankan kepadanya tanpa menunggu perintah dari siapapun.

2.      Prinsip Actuating dalam Manajemen

            Ada beberapa prinsip yang dilakukan oleh pimpinan perusahan dalam melakukan actuating, yaitu:

a.       Prinsip mengarah kepada tujuan: Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri, artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan atau bantuan dari faktor-faktor lain seperti: perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.

b.      Prinsip keharmonisan dengan tujuan: Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang  terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan. Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang  baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedangkan kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi. 

c.       Prinsip kesatuan komando: Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tanggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur di dalam melaporkan segala kegiatannya dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.

D.    Pengawasan (Controlling)

1.      Definisi Pengawasan (Controlling)

            Pengawasan (controlling) adalah fungsi manajemen dimana peran dari personal yang sudah memiliki tugas, wewenang dan menjalankan pelaksanaannya perlu dilakukan pengawasan agar supaya berjalan sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan. Di dalam manajemen perusahaan yang modern fungsi control ini biasanya dilakukan oleh divisi audit internal.

2.      Langkah-langkah dalam Controlling

a.       Proses Pengawasan Manajemen:

1)      Perencanaan Strategi

2)      Penyusunan Anggaran

3)      Pelaksanaan Anggaran

4)      Evaluasi Kinerja

5)      Pengendalian Tugas

b.      Dapat digolongkan menjadi delapan elemen, yaitu:

1)      Mengidentifikasikan tujuan dan strategi

2)      Penyusunan program

3)      Penyusunan anggaran

4)      Kegiatan dan pengumpulan realisasi prestasi

5)      Pengukuran prestasi

6)      Analisis dan pelaporan

7)      Tindakan koreksi

3.      Tipe-tipe Controlling

a.     Pengawasan Pendahuluan (Feedforward Control): Pengawasan ini sering disebut juga dengan Steering Control. Dirancang untuk mengantisipasi masalah-masalah atau penyimpangan-penyimpangan dari standar dan tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap diselesaikan (kegiatan belum dilaksanakan).

b.    Pengawasan Concurrent: Pengawasan concurrent maksudnya pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan melakukan kegiatan. Pengawasan ini sering disebut pengawasan “ Ya-Tidak “, screening control, “berhenti terus” dilakukan selama suatu kegiatan berlangsung.

c.     Pengawasan Umpan Balik (Feedback Control): Pengawasan ini bisa juga disebut sebagai “Past-Action Control”  yang mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan dan pengukuran ini dilakukan setelah kegiatan terjadi.

            Ketiga bentuk pengawasan tersebut sangat berguna bagi manajemen karena memungkinkan manajemen membuat tindakan koreksi dan tetap dapat mencapai tujuan.

4.     Pengawasan Proses Manajemen

            Proses manajemen adalah daur beberapa gugusan kegiatan dasar yang berhubungan secara integral, yang dilaksanakan di dalam manajemen secara umum, yaitu proses perencanaan, proses pengorganisasian, proses pelaksanaan, dan proses pengendalian, dalam rangka mencapai sesuatu tujuan secara ekonomis. Sesungguhnya keempat proses itu merupakan hasil ikhtisar dari pelbagai pendapat praktisi dan ahli mengenai manajemen.

Sumber Referensi:

·         Handoko, Hani. 1997. Manajemen. Yogyakarta: BPFE.

·         Gibson, dkk. 1997. Organisasi: Perilaku, Struktur, Proses. Jakarta: Binarupa Aksara, (terjemahan).

·         Djatmiko, Y. H. 2008. Perilaku Organisasi. Bandung: Alfabeta.

Psikologi Manajemen

A. Pengertian Manajemen

            Ada banyak pendapat yang diutarakan para ahli manajemen tentang pengertian manajemen. Oleh karena perbedaan pengertian manajemen yang ada, pengertian manajemen terdiri atas beberapa segi:

1. Pengertian manajemen ditinjau dari segi seni (art). Pengertian manajemen ditinjau dari segi seni dikemukakan oleh Mary Parker Follet. Follet berpendapat bahwa pengertian manajemen ialah seni (art) dalam menyelesaikan pekerjaan orang lain.

2. Pengertian manajemen ditinjau dari segi ilmu pengetahuan. Pengertian manajemen ditinjau dari segi ilmu pengetahuan dikemukakan oleh Luther Gulick. Gulick mengatakan bahwa pengertian manajemen adalah bidang pengetahuan yang berusaha secara sistematis untuk memahami mengapa dan bagaimana manusia bekerja sama untuk menghasilkan sesuatu yang bermanfaat bagi kemanusiaan.

3. Pengertian Manajemen ditinjau dari segi proses. Pengertian manajemen ditinjau dari segi proses menurut James A.F. Stoner. Stoner berpendapat bahwa definisi manajemen adalah proses perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), kepemimpinan (leadership) dan pengawasan (mengendalikan/ controlling) kegiatan anggota dan tujuan penggunaan organisasi yang sudah ditentukan.

B. Pengertian Kepemimpinan

            Menurut Yukl (Usman, 2011: 279-280), beberapa definisi yang dianggap cukup mewakili selama seperempat abad adalah sebagai berikut:

a) Kepemimpinan adalah perilaku dari seorang individu yang memimpin aktivitas-aktivitas suatu kelompok ke suatu tujuan yang ingin dicapai bersama (shared goal).

b) Kepemimpinan adalah pengaruh antar pribadi yang dijalankan dalam suatu situasi tertentu, serta diarahkan melalui proses komunikasi ke arah pencapaian satu atau beberapa tujuan tertentu.

c) Kepemimpinan adalah pembentukan awal serta pemeliharaan struktur dalam harapan dan interaksi.

d) Kepemimpinan adalah peningkatan pengaruh sedikit demi sedikit, pada dan berada di atas kepatuhan mekanis terhadap pengarahan-pengarahan rutin organisasi.

e) Kepemimpinan adalah proses mempengaruhi aktivitas-aktivitas sebuah kelompok yang diorganisasi ke arah pencapaian tujuan.

f) Kepemimpinan adalah sebuah proses memberikan arti (pengarahan yang berarti) terhadap usaha kolektif, dan yang mengakibatkan kesediaan untuk melakukan usaha yang diinginkan untuk mencapai sasaran.

             Terry & Rue (Usman, 2011: 280) menyatakan bahwa kepemimpinan hubungan yang ada dalam diri seorang pemimpin, mempengaruhi orang lain untuk bekerja secara sadar dalam hubungan tugas yang diinginkan.

          Sanusi (Usman, 2011: 280) menyatakan bahwa kepemimpinan adalah penyatupaduan dari kemampuan, cita-cita, dan semangat kebangsaan dalam mengatur, mengendalikan, dan mengelola rumah tangga keluarga maupun organisasi atau rumah tangga negara. Ditambahkan pula oleh Sanusi (1985), kepemimpinan dalam arti substansi merunjuk pada suatu kenyataan di mana seseorang atau sistem mempunyai kekuatan dan keberanian dalam menyatakan kemampuan mental, organisasional, fisik, yang lebih besar dari rata-rata umumnya, yang antara lain didukung oleh unsur-unsur penting sebagai ways and means.

            Kepemimpinan menurut Yaverbaum&Sherman (Usman, 2011: 281), “Leadership is act of gaining cooperation from people in order to accomplish something” (Kepemimpinan adalah tindakan mendapatkan kerja sama dari orang untuk mencapai sesuatu)”.

            Kepemimpinan menurut Bush (Usman, 2011: 281), “I mean influencing others actions in achieving desirable ends” (Yang saya maksud dengan kepemimpinan ialah mempengaruhi tindakan orang lain untuk mencapai tujuan akhir yang diharapkan).

            Dari berbagai pengertian di atas maka dapat diambil kesimpulan bahwa kepemimpinan merupakan proses pemimpin mempengaruhi pengikut untuk:

a) menginterprestasikan keadaan (lingkungan organisasi)

b) pemilih tujuan organisasi

c) pengorganisasian kerja dan memotivasi pengikut untuk mencapai tujuan organisasi

d) mempertahankan kerjasama dan tim kerja

e) mengorganisasi dukungan dan kerjasama dari luar organisasi.

C. Pengertian Perencanaan (Planning)

            Perencanaan adalah sejumlah kegiatan yang ditentukan sebelumnya untuk dilaksanakan pada suatu periode tertentu dalam rangka mencapai tujuan yang ditetapkan. Perencanaan menurut Bintoro Tjokroaminoto dalam Husaini Usman (2008:60) adalah proses mempersiapkan kegiatan-kegiatan secara sistematis yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu. Prajudi Atmosudirjo dalam Husaini Usman (2008:60) juga berpendapat bahwa  perencanaan adalah perhitungan dan penentuan tentang sesuatu yang akan dijalankan dalam rangka mencapai tujuan tertentu, siapa yang melakukan, bilamana, di mana, dan bagaimana cara melakukannya.

            Pengertian perencanaan adalah suatu kegiatan atau proses penganalisisan dan pemahaman sistem, penyusunan konsep dan kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan-tujuan demi masa depan yang baik (Soekidjo, 2003).

            Dari pengertian-pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa perencanaan adalah kegiatan yang akan dilaksanakan di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan dan dalam perencanaan itu mengandung beberapa unsur, diantaranya sejumlah kegiatan yang ditetapkan sebelumnya, adanya proses, hasil yang ingin dicapai, dan menyangkut masa depan dalam waktu tertentu (Usman, 2011:66).

            Pelaksanaan dan pengawasan termasuk pemantauan, penilaian, dan pelaporan merupakan unsur yang tidak bisa dilepaskan dari perencanaan. Dalam perencanaan diperlukan pengawasan agar tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan.

D. Langkah-Langkah Menyusun Perencanaan

            Dalam menyusun perencanaan yang baik, seorang manajer akan mempertimbngkan berbagai pertimbagan berkaitan dengan pengembangan organisasi yang dikelolanya seperti berikut:

1) Menganalisis dan melakukan prediksi untuk masa yang akan datang.

2) Menetapkan sasaran jangka panjang dan menentukan sasaran yang ingin dicapai dan menetapkan hasil yang menjadi target dan tujuan akhir.

3) Menentukan berbagai kebijakan berkaitan dengan metode kerja yang akan diterapkan.

4) Menyusun jadwal atau program yang harus dilakukan dalam rangka pengembangan organisasi.

5) Melakukan evaluasi anggaran keuangan dengan menetapkan sumber-sumber keuangan dan mengalokasikan pos-pos pengeluaran yang akan digunakan dalam kegiatan.

E. Manfaat Perencanaan

a) Fokus dan Fleksibilitas

            Perencanaan mengembangkan fokus dan fleksibilitias. Suatu organisasi yang memiliki fokus mengetahui apa yang terbaik, mengetahui yang dibutuhkan oleh konsumen dan mnegetahui bagaimana melayani konsumen (pelanggang) dengan baik. Fleksibiltas dalam sebuah organisasi beroperasi secara baik dan dinamis juga mempunyai pandangan masa depan. Organisasi ini siap mengambil tindakan cepat ketika terdesak dan memanfaatkan kesempatan yang ada. Perencanaan membantu para manajer pada berbagai tipe organisasi untuk mencapai kinerja yang lebih baik karena:

1. Perencanaan berorientasi pada hasil. Perencanaan ini menciptakan pengertian arah orientasi kinerja.

2. Perencanaan berorientasi pada prioritas. Perencanaan ini memastikan hal yang paling penting untuk mendapat perhatian yang utama.

3. Perencanaan berorientasi pada keuntungan. Perencanaan membantu mengalokasikan sumber-sumber untuk mendayagunakan kekuatan yang terbaik.

4.  Perencanaan berorientasi pada perubahan. Perencanaan membantu mengantisipasi masalah dan kesempatan sehingga dapat mencapai kesesuaian yang terbaik.

b) Pengembangan dan Koordinasi

            Perencanaan mengembangkan koordinasi. Setiap tujuan yang direncanakan dalam sebuah organisasi berbeda-beda namun mempunyai tuntutan waktu penyelesaian yang sama. Hierarki tujuan merupakan suatu rangkaian tujuan yang berhubungan satu sama lain sehingga saling terkait dengan tingkatan yang dibawahnya. Ketika organisaasi secara keseluruhan dilaksanakan dengan baik, ini berarti bahwa tingkatan tujuan yang lebih tinggi saling terkait dengan tingkatan tujuan yang lebih rendah guna mencapai tujuan bersama.

c) Pengembangan Pengendalian

            Perencanaan mengembangkan pengendalian. Pengendalian manajerial meliputi pengukuran dan pengevaluasian hasil kinerja dan pengambilan tindakan korektif untuk mengembangkan hal-hal yang diperlukan. Jika hasil, tujuan, dan tindakan perencanaan tidak seperti yang diharapkan, dapat diselesaikan dengan proses pengawasan.

d) Manajemen Waktu

            Manajemen waktu merupakan hal yang tak kalah penting dalam perencanaan karena biasanya banyaknya tuntutan dengan waktu yang tersedia tidak cukup dengan kenyataannya. Akhirnya jika kita tidak bisa memanajemen waktu dengan baik, maka perencanaan yang direncanakan pada waktu yang telah ditentukan malah tidak bisa terselesaikan dengan baik.

F. Jenis Perencanaan dalam Organisasi

            Para manajer menggunakan berbagai pendekatan perencanaan yang berbeda-beda sesuai dengan kebutuhannya. Pada umumnya perencanaan dibagi menjadi tiga: Perencanaan jangka pendek ke perencanaan jangka panjang; strategi dan perencanaan operasional; perencanaan tetap; yang terakhir, rencana sekali pakai.

1) Perencanaan jangka panjang dan jangka pendek, merupakan perencanaan untuk jangka waktu satu tahun atau kurang. Perencanaan jangka menengah untuk jangka waktu 1 sampai 2 tahun. Perencanaan jangka panjang merupakan perencanaan untuk jangka waktu 5 tahun atau lebih.

2) Perencanaan strategi dan perencanaan operasional, menunjukkan kebutuhan jangka panjang dan menentukan kegiatan komprehensif yang telah diarahkan. Perencanaan pimpinan puncak dalam cakupan ini termasuk menentukan tujuan untuk organisasi secara keseluruhan atau subunit utama kemudian memutuskan kegiatan-kegiatan apa yang hendak diambil dan sumber-sumber apa yang diperlukan untuk mencapainya.

            Perencanaan operasional lingkupnya lebih sempit dibandingkan dengan perencanaan strategi. Perencanaan operasional didefinisikan sebagai kebutuhan apa saja yang harus dilakukan untuk mengimplementasikan perencanaan strategi dan untuk mencapai tujuan strategi tersebut. Perencanaan operasional yang khas dalam bisnis perusahaan meliputi:

a) Perencanaan produksi. Perencanaan yang berhubungan dengan metode dan teknologi yang dibutuhkan orang-orang dalam pekerjaannya.

b) Perencanaan keuangan. Perencanaan yang berhubungan dengan dana yang dibutuhkan untuk mendukung berbagai aktivitas operasional.

c) Perencanaan fasilitas. Perencanaan yang berhubungan dengan fasilitas dan layout pekerjaan yang dibuthkan untuk mendukung tugas berbagai kegiatan.

d) Perencanaan pemasaran.

e) Perencanaan yang berhubungan dengan keperluan penjualan dan pendistribusian barang dan jasa.

f) Perencanaan sumber daya manusia. Perencanaan yang berhubungan dengan rekruitmen, penyeleksian , dan penempatan orang-orang dalam berbagai pekerjaan.

3) Perencanaan tetap, merupakan perencanaan yang digunakan untuk kegiatan yang terjadi berulang kali secara terus menerus. Perencanaan tetap ini terdapat dalam kebijaksanaan operasional, prosedur dan peraturan.

4) Perencanaan sekali pakai, merupakan perencanaan pada situasi yang jarang terjadi atau unik. Anggaran dan jadwal proyek merupakan contoh yang tepat untuk perencanaan sekali pakai.

Referensi:

Hasanuddin Rahman Daeng Naja. (2004). Manajemen Fit & Proper Test. Yogyakarta: Pustaka Widya Tama.

Usman, Husaini.  (2011).  Manajemen: Teori, Praktek dan Riset Pendidikan.  Yogyakarta: Bumi Aksara.  Edisi Ketiga.

Nototmodjo, Soekidjo. (2003). Ilmu Kesehatan Masyarakat (Prinsip-Prinsip Dasar). Jakarta: Rineka Cipta. Cetakan Kedua.

Schermerhorn, J. R., (2003). Manajemen. Jogjakarta: Andi Yogyakarta.

Mukhyi, M. A. & Saputro, I. M. (1995). Pengantar Manajemen Umum (Untuk STIE). Depok: Universitas Gunadarma.

Supar, M. (2007). Ekonomi 3. Jakarta: Yudhistira Quadra.